Erstellen neuer Kontakte / Firmen

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Beim Anlegen eines neuen Kontaktes, ist Folgendes zu berücksichtigen:

Ist es ein Kontakt, der zu einer Firma/Institution gehört oder eine Privatperson? Ist es eine Privatperson, so legen Sie diese einfach im Kontaktmodul neu an.

Ist es ein Kontakt, der zu einer Firma/Institution gehört, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie legen einen neuen Kontakt an und weisen diesen einer Firma zu (siehe auch diese Seite: Neuzuweisung von Kontakten zu einer anderen Firma oder

2. Sie folgen dem unten aufgeführten Beispiel. Anders als Methode 1 ist die zweite Methode einfacher und Sie müssen weniger eingeben. Sie sparen sich die Erfassung der Adressdaten, da diese von der Hauptadresse übernommen werden, ebenso die Kommunikationseinstellungen wie Telefonnummer. Ausserdem ist der Kontakt entsprechend zur Firma zugewiesen. Zum Thema Zuweisung können Sie hier mehr nachlesen: Zuweisungen in SugarCRM


Vorgehensweise Methode 2:

Gehen Sie zunächst in das Firmenmodul und suchen Sie nach der Firma/Institution. Es reicht im Normalfall die ersten Buchstaben einer Firma/Institution einzugeben um diese zu finden. Jedoch können bestimmte Einträge trotzdem nicht angezeigt werden. Wie Sie die Einträge trotzdem finden können, lesen Sie hier: Suchen in SugarCRM

Sofern Sie die richtige Firma/Institution gefunden haben, klicken Sie diese in der Liste an.

Sollte die Firma nicht zu finden sein, legen Sie zuerst die Firma mit den relevanten Daten an.

In dem nun folgenden Überblick über diese Firma gibt es einen Bereich mit dem Namen Kontakte. Klicken Sie hier auf die vorhandene Schaltfläche Erstellen:


Kontaktanlage1.jpg


Sie erhalten nun das Formular zur Schnellanlage des Kontaktes. Klicken Sie, wie im unteren Bild gelb markiert, auf das Feld: Komplettes Formular, dann sehen Sie alle verfügbaren Felder für den Kontakt, welche Sie eingeben können.


Kontaktanlage2.jpg


Tragen Sie nun die entsprechenden Kontaktdaten ein.


Festgelegte Standards für das Eintragen der Kontaktdaten:

Briefanrede und Partneranrede

Manche Firmen verwenden spezielle Felder für die Eingabe von Briefanreden und Partneranreden. In diesem Fall tragen Sie bitte die gesamte Anredeformel (förmlich inklusive aller zu nennender Titel oder informell) mit einem Komma und einem Leerzeichen ein. Beispiel: "Sehr geehrter Herr Dr. Müller, "

Bei Partneranreden, die HINTER die Briefanrede gesetzt werden, gleiches, jedoch sollte dann das erste Wort klein geschrieben werden. Beispiel: "sehr geehrte Frau Müller,"

Zusammengesetzt wäre die komplette Anrede des Beispiels: "Sehr geehrter Herr Müller, sehr geehrte Frau Müller".

Das hat den Vorteil, dass die Formatierung bei der Verwendung der entsprechenden Variable, z. B. bei Erstellung von Serienbriefen oder bei Email(Kampagnen) immer korrekt ist.


Telefonnummer

Für zukünftige Anwendungen ist es notwendig, die Telefonnummer im internationalen Format (also +Ländervorwahl Vorwahl Telefonanschluss mit Durchwahl) anzulegen. Beispiel: Einzutragende Telefonnummer in Berlin 030 / 333444555 wird wie folgt erfasst: +49 30 333444555.

Als Trennzeichen, für die Übersichtlichkeit längerer Telefonnummer bitte das Leerzeichen verwenden, das im Normalfall von den Anwendungen ignoriert wird. Bitte keine Binde- oder Querstriche verwenden.

Die 0 bei der Vorwahl kann weggelassen werden. Das gilt jedoch nicht für italienische Telefonnummern. Hier werden Mobiltelefonnummern OHNE die führende Null und Festnetznummern IMMER mit der führenden Null eingegeben. Hier noch einige Ländervorwahlen für den Zentraleuropäischen Bereich:

Deutschland : +49

Frankreich: +33

Spanien: +34

Niederlande: +31

Österreich: +41

Schweiz: +43

Belgien: +32


Hausnummer

Bei einer Hausnummer, bestehend aus einer Zahl und einem Buchstaben, bitte KEIN Leerzeichen dazwischensetzen.

Beispiel: Elfenstraße 1A


Schutz privater Daten

Sollte eine Synchronisation ins Outlook von SUGAR konfiguriert sein, so können Sie die Übertragung einer privaten Adresse unterbinden, indem Sie ein Häkchen bei "(Haupt- oder 2.)Adresse privat" setzen. Die "Telefon Privat" wird automatisch nicht übertragen.