Serienbriefe erstellen mit DocMaker Modul

Es gibt verschiedene Ansätze, Serienbriefe über SugarCRM zu erzeugen. Während manche die Adressdaten aus der Adressdatenbank exportieren und innerhalb Word weiterverarbeiten, gibt es auch verschiedene Systemeriweiterungen, die einen solchen Vorgang automatisieren können.

In diesem Beispiel verwenden wir das DocMaker Modul.

Voraussetzungen:

1. Das DocMaker Modul ist installiert und konfiguriert 2. Sie haben eine Briefvorlage im Microsoft Word Format. Hierzu ist es wichtig, daß Ihre Logos etc. NICHT in Kopf-/ Fusszeile stehen sondern in der Sidebar, ansonsten lassen sich mehrseitige Dokumente nicht zuverlässig erstellen. 3. Sie haben innerhalb der Briefvorlage den eigentlichen Text und auch die relevanten Serienbriefvariablen eingefügt. 4. Stellen Sie sicher, daß die Mitarbeiter, die das Serienbriefmodul verwenden, alle die notwendigen Firmenschriftarten (siehe Corporate Design) und die aktuelle Version der Vorlagendatei verwenden. 4. Sie haben das jeweilige Modul (Kontakte oder Firmen) ausgewählt und dort eine Selektion der Datensätze gemacht, die diesen Brief bekommen sollen.

Zunächst muss die von Ihnen erstellte Briefvorlage in die Adressdatenbank hochgeladen werden. Bitte beachten Sie, daß Sie ggfls. für Firmen und/oder Kontakte eigene Vorlagen haben können.

Gehen Sie hierzu in das Modul Dokumentvorlagen und klicken Sie dort auf die Aktion: Erstellen Dokumentvorlagen:

Legen Sie im nächsten Fenster nun einen Namen fest, es hat sich hier bewährt, ein Namenskürzel zu verwenden, das macht die Zuordnung der vorhandenen Vorlagen einfacher, Hans Mustermann könnte seine Vorlagen dann mit HM - Weihnachtspost 2015 benennen; damit wird die Liste der Dokumente übersichtlicher.

Klicken Sie nun auf Durchsuchen und wählen Sie die Worddatei aus, die Sie entsprechend vorbereitet haben.

Ist dies erfolgt, so clicken Sie bitte auf das Dreieck neben dem Eintrag ....

Hier können Sie die Option.... auswählen.