Erstellen neuer Kontakte / Firmen

Wollen Sie einen neuen Kontakt anlegen, so ist folgendes zu berücksichtigen:

Ist es ein Kontakt, der zu einer Firma/Institution gehört oder eine Privatperson? Ist es eine Privatperson, so legen Sie diese einfach im Kontaktmodul neu an.

Ist es ein Kontakt, der zu einer Firma / Institution gehört, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie legen einen neuen Kontakt an und weisen diesen einer Firma zu (siehe auch diese Seite: Neuzuweisung von Kontakten zu einer anderen Firma oder

2. Sie folgen diesem Beispiel:

Anders als Methode 1 ist die zweite Methode einfacher und Sie müssen weniger eingeben.

Gehen Sie zunächst in das Firmenmodul und suchen Sie nach der Firma/Institution. Es reicht im Normalfall die ersten Buchstaben einer Firma/Institution einzugeben um diese zu finden. Jedoch können bestimmte Einträge trotzdem nicht angezeigt werden. Wie Sie die Einträge trotzdem finden können, lesen Sie hier: Suchen in SugarCRM

Sofern Sie die richtige Firma/Institution gefunden haben, klicken Sie diese in der Liste an. In dem nun folgenden Überblick über diese Firma gibt es einen Bereich mit dem Namen Kontakte. Klicken Sie hier auf die vorhandene Schaltfläche Erstellen:

Sie erhalten nun das Formular zur Schnellanlage des Kontaktes. Klicken Sie, wie im unteren Bild gelb markiert, auf das Feld: Komplettes Formular, dann sehen Sie alle verfügbaren Felder für den Kontakt, welche Sie eingeben können.

Tragen Sie nun die entsprechenden Kontaktdaten ein, Sie können hier dann auch die Telefonnummern ändern.

Wichtiger Hinweis: Für zukünftige Anwendungen ist es sinnvoll, die Telefonnummer im internationalen Format (also +Ländervorwahl Vorwahl Telefonanschluss mit Durchwahl) anzulegen. Wäre nun die einzugebende Telefonnummer in Deutschland, z.B. in Berlin 030 / 333444555, dann müsste sie wie folgt erfasst werden: +49 30 333444555 Die 0 bei der Vorwahl kann weggelassen werden; das gilt jedoch nicht für italiensiche Telefonnummern. Hier werden Mobiltelefonnummern OHNE die führende Null und Festnetznummern IMMER mit der führenden Null eingegeben. Hier noch einige Ländervorwahlen für den Zentraleuropäischen Bereich:

Deutschland : +49

Frankreich: +33

Spanien: +34

Niederlande: +31

Österreich: +41

Schweiz: +43

Belgien: +32

Als Trennzeichen, für die Übersichtlichkeit längerer Telefonnummer empfehlen wir das Leerzeichen, das wird im Normalfall von den Anwendungen ignoriert.

Sollte die Firma nicht zu finden sein, legen Sie zuerst die Firma mit den relevanten Daten an und klicken Sie dann im Bereich Kontakte auf Erstellen, wie im obigen Bild gezeigt.

Welchen Vorteil hat diese Vorgehensweise? Sie sparen sich die Erfassung der Adressdaten, da diese von der Hauptadresse übernommen werden, ebenso die Kommunikationseinstellungen wie Telefonnummer. Ausserdem ist der Kontakt entsprechend zur Firma zugewiesen. Zum Thema Zuweisung können Sie hier mehr nachlesen: Zuweisungen in SugarCRM